Finance Ops Associate (Gestionnaire ADV)

Naboo recrute !

À propos

Naboo is the smart, all-in-one concierge for corporate events — helping companies book everything from venues and catering to transportation and team-building activities. Whether it’s a business lunch or a full-blown annual retreat, Naboo makes it happen smoothly and in style.

Behind the scenes, our platform uses AI-powered automation to eliminate the tedious admin and repetitive tasks no one wants to deal with. The result? Less time chasing invoices and emails, more time focusing on what really matters: creating unforgettable moments.

After closing our third funding round in 2024, we’re scaling fast — because let’s face it: the corporate event space is long overdue for a shake-up. Budgets are growing, but tools and workflows haven’t evolved in decades. We're here to change that.

And in a world transformed by remote and hybrid work, real human connection has become a business imperative. From fostering a sense of belonging to building loyalty and culture, in-person events are now essential touchpoints — not just perks.

With intelligent planning, full financial transparency, and a sleek user experience, Naboo is rewriting the rules of corporate event management. We’re not just making events easier to organize — we’re making them matter more than ever.

Descriptif du poste

Ton rôle sera de soutenir les activités financières quotidiennes et de contribuer à la stratégie de croissance de l’entreprise en assurant le bon déroulement du cycle de facturation et le suivi administratif des ventes de Naboo.

Tu auras un rôle clé … 🔑 celui d’assurer une gestion financière rigoureuse et efficace. Tu est un maillon essentiel entre les équipes commerciales et finance.

Durant cette grande aventure, voici les missions qui te seront confiées :

  • Gestion administrative et contractuelle :

    • Créer, vérifier et suivre les demandes clients
    • Gérer les éventuelles modifications de devis
    • Veiller à la conformité des documents administratifs (CGV, conditions de paiement).
  • Facturation & suivi des paiements :

    • Préparer, émettre et envoyer les factures aux clients.
    • Contrôler la cohérence entre devis, factures, et bon de commande
    • Suivre les encaissements, relancer les impayés
    • Collaborer avec la comptabilité sur le lettrage des comptes clients.
  • Reporting & analyse :

    • Suivre les indicateurs clés (facturation, encaissement, délais de paiement).
    • Identifier et signaler les anomalies ou écarts.
    • Produire des reportings réguliers pour la direction Finance/Commerciaux.

Profil recherché

💙 Tu es le/la candidat(e) idéal(e) si tu regroupes les qualifications suivantes :

  • Excellente organisation et rigueur.

  • Maîtrise du pack Office/Google Workspace, idéalement expérience sur Pennylane et Hubspot

  • Bonne compréhension des flux financiers (facturation, TVA, encaissements).

  • Capacité à travailler en interface avec plusieurs équipes.

  • Bon niveau d’anglais écrit et oral.

  • Réactivité, sens du détail et fiabilité, autonomie et sens des priorités, proactivité dans la résolution de problèmes.

💙 Nous sommes l’entreprise idéale pour toi si :

  • Tu aimes le concret et tu as envie de t’engager dans un projet ambitieux

  • Tu recherches le challenge, les responsabilités et les missions variées

  • Tu veux t’épanouir dans une start up en forte croissance dans laquelle tu pourras totalement t’investir et apporter ta contribution

  • Tu es à la recherche d’un environnement bienveillant et à l’écoute des besoins et ambitions de chacun

Le match sera parfait si tu es à la recherche d’un stage où tu souhaites aller plus loin que tes missions, si tu souhaites être force de proposition et si tu veux apporter ta pierre à l’édifice au projet NABOO 🔥

🍀 Avantages :

  • De superbes locaux au coeur de Paris 11

  • Une belle aventure humaine au sein d’une équipe unique qui fait briller Naboo chaque jour (même les jours de pluie) 🌞

  • Un top outil de travail (Macbook)

  • Des tickets restaurant 🍔

  • La prise en charge de ton abonnement de transport à hauteur de 50%

  • Évidemment des séminaires, des team building, des Naboom car nous croyons fermement à ces évènements qui fédèrent notre équipe 🎉

  • Des fruits frais livrés tous les lundis

  • Les pauses fun avec Tiago, la mascotte de Naboo 🐶

Process de recrutement

  • Test technique

  • Visioconférence avec Pierre, Finance Ops Manager (30 minutes)

  • Visioconférence avec Virginie, Head of Finance (30 minutes)

  • Speed meeting avec 4 collaborateurs de Naboo (15 minutes chacun)

    Visioconférence avec le CPO (30min)

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Lieu : Paris
  • Niveau d'études : Bac +2
  • Télétravail ponctuel autorisé
  • Salaire : entre 37000€ et 41000€ / an